Planilha de controle de estoque para restaurante

Controlar estoque em restaurante é a margem. Quando você sabe o que entra, o que sai, o que vence e o que fica parado, você compra melhor, reduz perdas e evita ruptura no meio do serviço. Uma planilha de controle de estoque para restaurante faz isso ao transformar a reposição em números simples e acionáveis.

Neste guia, você encontra um modelo de planilha para food service, com campos mínimos que orientam compra, validade e reposição, além de um passo a passo para implantar rápido. A meta é ter previsibilidade sem depender de software caro.

Se você quer aplicar hoje, siga este roteiro rápido:

1. Cadastre os itens com unidade base e categoria.
2. Defina lead time, consumo médio, estoque mínimo e segurança.
3. Registre entradas no recebimento e saídas por produção todos os dias.
4. Revise semanalmente com contagem cíclica e ajuste parâmetros.
5. Feche o mês com inventário completo e análise de CMV.

O que é uma planilha de controle de estoque para restaurante

Uma planilha de controle de estoque para restaurante é um arquivo no Excel ou Google Sheets que registra, de forma padronizada, o saldo de cada insumo, as entradas de compras e as saídas por consumo ou produção, permitindo acompanhar validade, custo, fornecedor e ponto de reposição. Na prática, ela funciona como um mapa do seu estoque: mostra o que você tem hoje, o que precisa repor amanhã e o que está drenando seu caixa sem girar.

Ela costuma ser a melhor opção quando o restaurante ainda não usa um sistema integrado, quando o time precisa de uma ferramenta rápida de implementar, ou quando você quer padronizar o processo antes de migrar para o software. Também serve como verdade única para alinhar compras, cozinha e financeiro, desde que você defina um responsável e uma rotina de atualização.

Antes de montar a planilha: o que precisa estar decidido

Planilha não corrige processo ruim. Por isso, antes de abrir a primeira aba, vale alinhar três decisões que evitam 80% dos erros.

A primeira é a forma de medir cada item. No estoque do restaurante, o mesmo produto pode chegar em caixa, ser armazenado em pacote e ser consumido em gramas. Se você não padroniza unidade, a planilha vira ruído. Escolha uma unidade base por item, aquela que você quer enxergar no saldo, e registre a conversão quando necessário. Farinha, por exemplo, costuma funcionar bem em quilos.

A segunda decisão é a classificação do estoque por áreas e criticidade. Restaurante não estoca apenas comida. Você tem secos, refrigerados, congelados, bebidas, descartáveis, higiene e limpeza. Além disso, alguns itens param o serviço se faltarem. Outros até faltam, mas você consegue substituir sem impacto. Quando você marca criticidade, fica mais fácil enxergar onde vale ter estoque de segurança maior, e onde você pode trabalhar mais enxuto.

A terceira decisão é a regra de lançamento. Vai registrar saída por produção, o que a cozinha puxou, ou por venda, o que o caixa vendeu? Em planilha, o mais realista é começar por produção: a cozinha aponta o consumo do dia, e você consolida. Depois, quando tiver fichas técnicas mais maduras, dá para estimar consumo por vendas.

Modelo de planilha: campos essenciais que fazem diferença

Uma planilha útil para restaurante não precisa ter 40 colunas. Ela precisa ter as colunas certas, com consistência. A seguir está a estrutura mínima recomendada, já pensando em validade, reposição e custo.

Se você quer ir um nível acima sem virar planilha gigante, inclua mais duas colunas: local de armazenamento, como câmara fria, freezer, seco e bar, e rendimento ou coeficiente, para itens que perdem peso ou volume na preparação. Esse segundo campo ajuda muito em carnes e hortifruti, mas você pode começar sem ele e evoluir depois.

Como organizar as abas

O formato que tende a funcionar melhor é dividir em três abas: cadastro, com itens e parâmetros; lançamentos, com entradas e saídas; e painel, com saldo e alertas. Assim, você mantém o cadastro protegido contra alterações acidentais, centraliza lançamentos em um lugar e deixa o painel pronto para decisão.

No cadastro, você lista cada item com suas colunas fixas: unidade, fornecedor, lead time, estoque mínimo e segurança. Nos lançamentos, você registra data, item, tipo, entrada ou saída, quantidade e custo quando for compra. No painel, você soma e subtrai automaticamente e destaca o que está abaixo do ponto de reposição.

Ponto de reposição: como calcular sem complicar

O coração da planilha é o ponto de reposição. Ele é a regra que transforma eu acho que está acabando e preciso pedir hoje. E o cálculo pode ser simples.

Comece pelo consumo médio diário. Se você usa 6 kg de arroz por dia, esse é o seu consumo médio, considerando uma média realista. Em seguida, estime o lead time do fornecedor. Se o fornecedor entrega em 3 dias úteis, use 3 dias como referência. Só esse cálculo já cria um estoque mínimo operacional: consumo médio x lead time.

Agora entra o estoque de segurança, que é sua proteção contra variação. Ele depende da criticidade e da oscilação de demanda. Se o arroz é a base do cardápio, você não quer arriscar. Se o restaurante tem picos no fim de semana, você ajusta.

A fórmula prática fica assim: Ponto de reposição = Consumo médio diário x Lead time + Estoque de segurança.

Exemplo real. Você consome 6 kg por dia, o lead time é 3 dias, e você decide ter 10 kg de segurança. Seu ponto de reposição será 28 kg. Quando o saldo bater 28 kg, você dispara compra.

Como definir estoque de segurança sem chutar

Uma regra simples é: estoque de segurança igual a um dia de consumo para itens de baixa criticidade, dois dias para itens médios e três a cinco dias para itens críticos. Você calibra isso ao longo do tempo, olhando os rompimentos e as sobras.

Se você quiser refinar, use a variabilidade. Compare as últimas semanas e veja o maior consumo diário. A diferença entre esse pico e a média já indica o risco. Multiplique essa diferença pelo lead time e some como segurança. Ainda assim, não complique antes de estabilizar a rotina.

Rotina de uso: o que atualizar todo dia, toda semana e todo mês

Planilha funciona quando vira hábito. O segredo é reduzir a fricção. Em vez de pedir para o time atualizar tudo, você define um ritmo curto, com poucas ações por vez.

No dia a dia, atualize apenas o que mexe com o serviço: proteínas, laticínios, hortifruti, bebidas de alto giro e descartáveis do delivery, se você tiver. Você não precisa contar arroz e açúcar todo dia se eles têm giro previsível e espaço de sobra. No diário, o foco é evitar ruptura.

Na semana, faça uma contagem cíclica por categoria. Segunda pode ser secos, terça pode ser bebidas, quarta pode ser limpeza, e assim por diante. Isso evita o inventário gigante que ninguém quer fazer. Além disso, a contagem cíclica reduz o erro acumulado.

No mês, faça um inventário completo e concilie com o financeiro. É aqui que você percebe desvios, desperdício e possíveis falhas de processo. Se o CMV está alto, o inventário mensal te dá pistas: compras demais, perdas por validade, porcionamento errado, ou lançamento mal feito.

Para facilitar a vida, use uma regra: tudo que entra passa pelo recebimento e vira entrada na planilha no mesmo dia. Tudo que sai vira saída por produção pelo menos uma vez ao dia. Quando você deixa para lançar depois, você abre espaço para memória seletiva e o controle perde credibilidade.

Para não perder o histórico, mantenha a planilha na nuvem, com acesso por permissão. Salve uma cópia semanal e registre versões. Assim, você reduz o risco de deletar dados e mantém a gestão auditável sempre.

Validade, PVPS e organização: como a planilha protege sua cozinha

Restaurante não perde dinheiro só por comprar demais. Ele perde dinheiro por deixar vencer, por armazenar errado e por não enxergar o que está escondido no fundo da prateleira. Por isso, a planilha precisa conversar com a organização física.

A regra PVPS, primeiro que vence, primeiro que sai, é a versão prática do FEFO. Você pode registrar validade na planilha, mas o que salva é o hábito de etiquetar, posicionar e girar estoque. Quando chega mercadoria nova, ela entra atrás. Quando você separa para produção, você pega a mais antiga.

Na planilha, a coluna de validade não precisa existir para todos os itens. Comece pelo que mais vence e mais pesa no CMV: laticínios, embutidos, congelados, sobremesas prontas, molhos abertos, itens de bar que oxidam e produtos de limpeza com validade menor. Se você controla a validade onde dói, você já ganha.

Uma boa prática é usar uma coluna de alerta de validade com a data em que o item entra na zona crítica, por exemplo, 7 dias antes do vencimento. Assim, o painel consegue destacar o que precisa ser usado primeiro ou o que merece promoção interna no cardápio, como um prato do dia para girar o insumo.

Como ligar a planilha às fichas técnicas e ao CMV

Quando a planilha começa a rodar, o próximo ganho vem da cozinha. A diferença entre um estoque mais ou menos e um estoque lucrativo está na ficha técnica. É ela que diz quanto de insumo cada prato consome. Sem ficha técnica, você compra no instinto. Com ficha técnica, você compra com previsibilidade.

Você não precisa montar fichas técnicas perfeitas de uma vez. Comece pelos pratos que mais vendem e pelos insumos caros. Defina porção padrão, anote o consumo real e revise quando houver mudança de preço ou de processo. Com isso, a planilha deixa de ser só estoque e vira previsão de compra.

Com esse nível de controle, o CMV deixa de ser um número que aparece no fim do mês e vira um indicador que você consegue influenciar. Você percebe se o custo do prato subiu porque o preço do insumo mudou ou porque o porcionamento saiu do padrão. E quando você vê rápido, você corrige rápido.

Transforme o alerta de reposição em uma compra inteligente

Uma planilha boa não termina no estoque. Ela vira uma lista de compras automática. Quando o painel marca itens abaixo do ponto de reposição, você não deveria abrir dez conversas com dez fornecedores. Você deveria consolidar, priorizar e comprar com condições melhores.

Primeiro, consolide por fornecedor. Se três itens do mesmo fornecedor entraram em reposição, faz sentido pedir junto e otimizar frete. Depois, consolide por categoria e por espaço. Se o freezer já está no limite, talvez você precise repor mais vezes e com menos volume. Se o seco tem folga, você pode comprar maior e ganhar preço.

Em seguida, olhe o calendário. Restaurante tem ciclos. Dia dos Namorados, feriado prolongado, temporada de chuva, alta de delivery. A planilha te dá base para ajustar compras a esses ciclos. Em vez de correr atrás da falta, você antecipa.

Do Excel para o pedido no atacado, na prática

Quando você compra no atacado, o melhor cenário é transformar sua planilha em uma rotina de abastecimento. Você confere o painel, define quantidades e fecha o pedido sem perder meia manhã. Para isso, padronize a descrição dos itens, mantenha o fornecedor principal por item e evite duplicidade.

Se a sua operação compra com CNPJ, faz sentido usar um canal que facilite a reposição recorrente. O PJ+ da Nobre Atacado, por exemplo, oferece preços ajustados automaticamente para CNPJ, opção de pagamento via boleto faturado e frete grátis para a Grande São Paulo em compras acima de R$500,00. Quando a planilha sinaliza o ponto de reposição, você transforma o alerta em pedido, com menos retrabalho.

Os erros mais comuns com planilha de estoque em restaurante

Quase toda planilha que não funciona falha por motivos simples, não por falta de fórmula.

O primeiro erro é misturar unidades. O item entra em caixa, sai em unidade e o saldo vira um número sem sentido. Resolva com unidade base e conversão anotada.

O segundo erro é não definir dono. Se todo mundo pode mexer, ninguém se responsabiliza. Escolha um responsável por lançamentos e um responsável por conferência. Em restaurantes menores, pode ser a mesma pessoa, mas a função precisa existir.

O terceiro erro é atualizar só quando dá tempo. Planilha pede consistência. Melhor lançar pouco, todo dia, do que tentar lançar tudo, uma vez por semana. Quando você atrasa, você perde o vínculo entre evento e registro, e a planilha vira chute.

O quinto erro: ignorar perdas. Registre quebras e vencimentos como saídas na planilha sempre.

Quando a planilha deixa de ser suficiente

Planilha é excelente para implantar métodos e reduzir desperdício. Mas ela tem limite. Se você tem muitas unidades, muitos centros de custo, compras descentralizadas, ou precisa integrar vendas em tempo real, um software pode fazer sentido.

Os sinais clássicos aparecem quando a atualização consome horas demais, quando há divergências constantes entre estoque físico e planilha, ou quando você perde tempo conciliando dados para decisões simples. Nessa hora, migrar para um sistema não é gasto, é ganho de produtividade.

Mesmo assim, a planilha continua útil como base. Ela te ajuda a mapear itens, unidades, fornecedores e regras. Ou seja, você migra com processo, não com pressa.

Um convite direto para quem quer parar de adivinhar compras

Se você chegou até aqui, já percebeu que a planilha é mais do que um arquivo. Ela é uma mudança de mentalidade: comprar pelo dado, e não pelo susto. Para dar o próximo passo, você precisa de dois pilares: método e fornecedor confiável.

Se a sua compra é recorrente e você opera com CNPJ, o PJ+ da Nobre, vale a análise. Você ganha preços ajustados para CNPJ, boleto faturado e frete grátis para a Grande São Paulo em compras acima de R$500,00. E, para evitar dor de cabeça, lembre que as entregas acontecem em horário comercial e o endereço precisa estar correto para emissão de nota.

Perguntas frequentes sobre planilha de controle de estoque para restaurante

Qual é a melhor planilha de controle de estoque para restaurante?

A melhor planilha é a que o seu time consegue manter atualizada. Na prática, um modelo com cadastro de itens, lançamentos de entrada e saída e um painel com ponto de reposição já resolve grande parte do problema. O diferencial está em ter unidade base, lead time, consumo médio e regras claras de atualização.

Preciso controlar a validade de tudo na planilha?

Não. Controle validade primeiro nos itens que mais geram perda e nos perecíveis mais caros. Depois, vá expandindo. O que importa é criar rotina PVPS e garantir que o estoque físico está organizado para girar.

Como calcular o estoque mínimo no restaurante?

Você pode começar com uma regra simples: estoque mínimo igual ao consumo médio diário multiplicado pelo lead time do fornecedor. Se você consome 10 unidades por dia e o fornecedor leva 4 dias para entregar, seu estoque mínimo operacional é 40 unidades, antes de somar o estoque de segurança.

Como controlar estoque de restaurante no Excel sem errar?

O segredo é padronização e rotina. Defina unidade base, proteja a aba de cadastro, limite quem edita fórmulas e crie um horário fixo para lançar entradas e saídas. Além disso, faça contagem cíclica semanal para corrigir desvios antes que eles virem um problema grande.

Planilha serve para calcular CMV?

Serve como base, desde que você mantenha custo unitário atualizado e registre perdas. Para um CMV mais preciso, você vai precisar conectar consumo por ficha técnica e conciliar inventário mensal. Mesmo assim, a planilha já ajuda a enxergar tendência e a comparar meses.

Quando devo trocar a planilha por um sistema?

Quando o volume de itens e movimentações torna a atualização pesada, quando você precisa integrar vendas em tempo real ou quando tem mais de um ponto de estoque e começa a perder tempo conciliando dados. Se a planilha está tomando o seu dia, ela já cumpriu o papel e você pode considerar automação.

Transforme seu estoque em lucro: implante a planilha e compre com previsibilidade 

Uma planilha de controle de estoque para restaurante funciona quando ela vira método: unidade padronizada, rotina de lançamentos, ponto de reposição bem definido e inventário cíclico. Com isso, você reduz desperdício, evita ruptura, melhora o CMV e transforma compras em um processo previsível.

Para começar hoje, monte o modelo, aplique a fórmula do ponto de reposição e rode por 30 dias. Quando a planilha sinalizar reposição, compre com disciplina. Se você compra com CNPJ, cadastre sua empresa no PJ+ e abasteça com preço ajustado, boleto faturado e mais previsibilidade.